Polityka Prywatności

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Codetalent Sp. z o.o. w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, w szczególności w zakresie usług rekrutacji oraz outsourcingu specjalistów IT i finansowych.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Codetalent Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Marcina Kasprzaka 31/119, 01-234 Warszawa, KRS: 0001210243, NIP: 5273195927, REGON: 543471414 (dalej: „Administrator").

Kontakt w sprawach związanych z ochroną danych osobowych:

e-mail: marcin.kowalski@codetalent.pl

3. Kategorie osób, których dane są przetwarzane

Administrator przetwarza dane osobowe:

osób kontaktowych działających w imieniu lub na rzecz potencjalnych lub obecnych klientów, kontrahentów, dostawców, wykonawców lub podwykonawców,
potencjalnych lub obecnych klientów oraz kontrahentów będących osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą,
osób kontaktujących się z Administratorem za pośrednictwem poczty elektronicznej, formularzy kontaktowych lub innych kanałów komunikacji.
kandydatów do pracy lub współpracy.

4. Zakres, cele i podstawy prawne przetwarzania danych

4.1. Osoby kontaktowe reprezentujące klientów lub kontrahentów

Zakres danych: dane identyfikacyjne i kontaktowe (np. imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko służbowe), związane z pełnioną funkcją lub relacją z podmiotem, w imieniu którego dana osoba występuje.
Źródło danych: dane pozyskiwane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, lub od podmiotu, który dana osoba reprezentuje.
Cele przetwarzania:
- nawiązanie i realizacja współpracy z podmiotem, w imieniu którego działa dana osoba,
- bieżąca komunikacja i obsługa współpracy,
- prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej,
- ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami.
Podstawy prawne przetwarzania:
- art. 6 ust. 1 lit. c RODO - wypełnienie obowiązków prawnych Administratora (w szczególności wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych),
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu działalności gospodarczej, zapewnieniu kontaktu, organizacji pracy oraz ochronie przed roszczeniami.
Podanie danych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić realizację współpracy.

4.2. Klienci i kontrahenci będący osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą

Zakres danych: dane identyfikacyjne i kontaktowe oraz inne dane niezbędne do zawarcia i realizacji umowy.
Cele przetwarzania:
- zawarcie i wykonanie umowy,
- prowadzenie rozliczeń księgowych i podatkowych,
- komunikacja biznesowa i informowanie o ofercie Administratora,
- organizacja i koordynacja pracy Administratora,
- ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami.
Podstawy prawne przetwarzania:
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO - niezbędność do zawarcia i wykonania umowy,
- art. 6 ust. 1 lit. c RODO - wypełnienie obowiązków prawnych Administratora,
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora.
Podanie danych jest warunkiem zawarcia umowy; ich niepodanie uniemożliwi jej zawarcie lub wykonanie.

4.3. Kandydaci do pracy i współpracy

Cele: przeprowadzenie procesu rekrutacji, a w przypadku wyrażenia dobrowolnej zgody - także przyszłe rekrutacje.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań przed umową), art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki z Kodeksu pracy) oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda na przyszłe rekrutacje lub dane dodatkowe).

5. Odbiorcy danych osobowych

Odbiorcami danych osobowych mogą być:

podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi księgowe, prawne, podatkowe, audytowe,
dostawcy usług IT, systemów informatycznych, poczty elektronicznej, hostingu oraz wsparcia technicznego,
operatorzy pocztowi i firmy kurierskie,
banki, ubezpieczyciele,
uprawnione organy publiczne, w szczególności organy podatkowe.

Dane przekazywane są wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, w szczególności do Stanów Zjednoczonych Ameryki, w związku z korzystaniem z narzędzi informatycznych i usług chmurowych.

Administrator zapewnia, że przekazywanie danych odbywa się z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń, w szczególności na podstawie:

standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską lub
decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, w tym decyzji z dnia 10 lipca 2023 r. dotyczącej Ram ochrony danych UE-USA (EU-US Data Privacy Framework).

7. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowywane są:

przez okres trwania współpracy oraz po jej zakończeniu przez czas wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego,
do upływu okresów przedawnienia ewentualnych roszczeń cywilnoprawnych,
w przypadku braku nawiązania współpracy - przez okres niezbędny do podjęcia decyzji biznesowej, a następnie nie dłużej niż jest to uzasadnione celem przetwarzania.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobom, których dane dotyczą, przysługuje prawo do:

dostępu do danych osobowych,
sprostowania danych,
usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania,
przenoszenia danych,
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora,
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingu bezpośredniego,
cofnięcia zgody w dowolnym momencie (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody).

Przysługuje również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8.1. Inspektor Ochrony Danych

Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych.

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail wskazanym w niniejszej Polityce Prywatności.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane osobowe nie są wykorzystywane do podejmowania zautomatyzowanych decyzji, w tym profilowania.

10. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia ochrony danych osobowych, adekwatne do ryzyk związanych z ich przetwarzaniem.

11. Postanowienia końcowe

Administrator zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki Prywatności w przypadku zmian przepisów prawa lub sposobu przetwarzania danych osobowych.